Das Gros der Arbeitnehmer muss mindestens einmal im Jahr im Mitarbeitergespräch Rede und Antwort zu seinen Leistungen stehen. Dann werden Ziele gesteckt, Boni vereinbart, Prämien gewährt und Karrieren geplant. Jobguide Professional erklärt, wie man das Vier-Augen-Gespräch mit dem Chef erfolgreich führt.

Die meisten sehen es als Zeitverschwendung. Für viele ist es ein Horrortermin – und nur für eher wenige das jährliche Schlüsselereignis für die Karriere. Obwohl Jahresgespräche in der Beliebtheitsliste von Mitarbeitern – und Vorgesetzten – nur knapp vor Zahnarztbesuch und Reifenwechseln rangieren dürften, muss mittlerweile das Gros der deutschen Belegschaften institutionalisiert zum vertraulichen Gespräch mit dem Chef anrücken. Unter vier Augen soll man dann gemeinsam Bilanz über die Ergebnisse und Leistungen der zurückliegenden Monate ziehen und neue Ziele für die Zukunft vereinbaren. Je nach Unternehmen werden Mitarbeitergespräche einmal im Jahr, aber auch halb- oder vierteljährlich anberaumt, besonders gern in den ersten Monaten des noch frischen Jahres. Die Termine firmieren dabei mal blumig unter „Performance Review“ oder „Development Planning“, mal eher schmucklos unter Jahres-, Feedback-, Zielvereinbarungs- oder Mitarbeitergespräch.
Dabei können die thematischen Schwerpunkte durchaus unterschiedlich ausfallen. Manche Firmen sprechen nur über zurückliegende und künftige Zielvereinbarungen, andere rühren im gleichen Termin Gehalts- und Karriereaspekte unter. Allen Gesprächen ist aber gemein: Mitarbeiter haben Bammel davor. Kein Wunder, wer sieht seine Arbeit schon gerne auf dem Prüfstand.
„Auch wenn man in den Firmen mittlerweile mit den Jahresgesprächen zu leben gelernt hat, bleibt bei vielen Beteiligten ein ungemütliches Kribbeln“, stellt Ulrich Jordan, Inhaber der Jordan Consulting Gruppe und ehemaliger Personalvorstand der Targobank, fest. „Insbesondere dann, wenn die Führungskraft es versäumt hat, während des Jahres offen und direkt Rückmeldung zu geben.“ Es gebe Studien, so der Buchautor („Das erfolgreiche Einstellungs-Interview“, Gabler Verlag), nach denen Mitarbeiter weniger als zehn Minuten pro Jahr Feedback auf ihre Arbeit bekämen. „Das ist eine niederschmetternde Zahl. Wenn sie tatsächlich stimmt, dann tappen viele Mitarbeiter tatsächlich im Dunkeln, was im Jahresgespräch auf sie zukommt.“
So versprechen sich denn auch viele Arbeitnehmer gar nicht groß etwas vom Gedankenaustausch nach Fahrplan und agieren eher nach dem Motto „Augen zu und durch“, weil die Personalabteilung das eben so will. „Solche Gespräche sind immer auch der Gipfelpunkt und Spiegel der Mitarbeiter-Chef-Beziehung“, erklärt Berater Jordan. „Funktioniert die Beziehung, wird das ein recht ereignisloses Gespräch. Steckt da aber der Wurm drin, sind Jahresgespräche die klassischen Termine, an denen es knallt.“ Wenn es ganz mies läuft, dann eskaliert hier, was im restlichen Jahr ungut vor sich hingebrodelt hat, und mutiert zur Generalabrechnung auf beiden Seiten.

Lieber aktiv als passiv

Trotzdem wäre es kurzsichtig, diesen Termin einfach so vorbeirauschen zu lassen – egal wie planlos, uninspiriert, demotivierend oder kompliziert der Vorgesetzte ist. Denn schließlich geht es für einen Mitarbeiter um Fundamentales: Darum, ob er die Prämie, für die er sich so lange krumm gelegt hat, auch wirklich bekommt, ob er das kommende Jahr mit für ihn akzeptablen Aufgaben und Zielvorgaben verbringen wird, wie seine berufliche Zukunft aussehen kann und wie sich seine eigenen Karrierepläne – auch die längerfristigen – in die Vorstellungen des Chefs  einfügen lassen. „Wenn ein Mitarbeiter also schlau ist, dann nimmt er aktiv Einfluss auf das gemeinsame Gespräch und formuliert seine Sicht der Dinge, etwa auf seine Leistung und auf das, was von ihm erwartet wird“, empfiehlt Personalberater Jordan.
Gute Gespräche fallen indes nicht vom Himmel. Sie benötigen eine ordentliche Vorbereitung – besonders dann, wenn der Vorgesetzte keine einfache Type ist – und eine gute Gesprächsstrategie, damit man sich im Termin selbst nicht willenlos durch die Programmpunkte manövrieren lassen muss.

So wird es ein gutes Gespräch:

Im Vorfeld kritisch Bilanz ziehen.
Wie ist das Jahr für mich gelaufen? Welche Ziele habe ich in welchem Umfang erfüllt? Wo hat es gehakt? Wo habe ich geschludert? Wo war ich toll? An welchen Punkten habe ich mit Kritik zu rechnen? Vergleichen Sie den Status Quo mit Ihren Vereinbarungen aus dem Vorjahr.
Für den vollen Überblick empfiehlt sich, eine Liste mit allen abgearbeiteten Projekten, Verantwortlichkeiten, Leistungen und Fortbildungen anzulegen, sonst wird im Eifer des Gefechtes schnell mal Wichtiges vergessen.

Abgucken sinnvoll.
Im Idealfall hangeln Sie sich an den Jahresgespräch-Unterlagen der Personalabteilung entlang. Ihr Chef wird sie auch als Leitfaden für den Termin benutzen und die Personaler sind ohnehin darauf geeicht. Notieren Sie aber auch Aspekte, die Ihnen jenseits des Fragenkatalogs wichtig sind.

Maue Ergebnisse besonders vorknöpfen.
Wer dem Chef schlechte Leistungen beichten muss, sollte zunächst Ursachenforschung betreiben. Was ist schief gelaufen? Woran hat es gelegen? Wie lässt sich die Situation verbessern? Im Idealfall hat der Mitarbeiter schon seine Lehren daraus gezogen und kann erste Erfolge beim Gegensteuern vermelden. So wird gleich wieder eine positive Nachricht daraus.

Die eigenen Wunschziele abstecken.
Mit der gleichen Akribie sollten auch die Wunschziele für das kommende Jahr vorbereitet und besprochen werden, empfiehlt Hailka Proske, Kommunikationstrainerin und Buchautorin („Zielvereinbarungen und Jahresgespräche“, Haufe Verlag). Welche Aufgaben möchten Sie übernehmen? Welche Leistungen sind realistisch? Und wohin möchten Sie sich langfristig entwickeln? Um zu passablen Zielen für beide Seiten zu kommen, erfragen Sie schon vor dem Gespräch, wie die Ziele des Unternehmens, die des Chefs und der Abteilung für den entsprechenden Zeitraum aussehen. Welche Wachstums- oder Sparziele sind angepeilt, welche Marschrichtung ausgegeben? Wie passen Unternehmens- und Ihre eigenen Ziele zusammen? Was können Sie Ihrem Chef anbieten, mit dem Sie beide gut fahren? Von einer Win-win-Lösung hätten alle etwas. Zielvereinbarungen fallen traditionell immer ein bisschen ambitioniert aus. Trotzdem sollte man sie aus eigener Kraft erreichen können und nicht auf Wunder angewiesen sein.

Üben Sie das Gespräch.
Ähnlich wie ein Gehalts- oder Bewerbungsgespräch probt man sinnvollerweise mal zu Hause mit Freunden oder dem Partner. Spielen Sie Ihre Argumentationen durch. Dann finden Sie im Termin schneller die richtigen Worte und treten souveräner auf.

Denken Sie wie Ihr Gesprächspartner.
Liebt Ihr Chef Zahlen oder Kurven, bereiten Sie Ihre Leistungen in entsprechender Form vor. Analog verfahren Sie mit Chefs, die es lyrisch, kurz und knackig oder visionär mögen. Und: Wer sich im Vorfeld gedanklich auf den Worst Case vorbereitet, hat zwar vielleicht ein paar schlaflose Nächte mehr, ist im Termin aber mit guten Argumenten gewappnet – und nicht mehr so recht zu schocken.

Bleiben Sie selbstkritisch und realistisch.
Eine offensichtlich schlechte Performance partout schön zu reden ist genauso unsouverän wie nach Ausreden und Ausflüchten zu suchen. Chefs sind in der Regel auch nicht ganz blöd. Räumen Sie Fehler
ruhig ein – sofern Sie nicht in einem Unternehmen arbeiten, in dem ein Schuldeingeständnis einem Karriere-Kamikaze gleichkommt –, bieten Sie dem Chef aber auch Lösungen an. Wo Selbsterkenntnis schlecht ankommt, sollte man Schuldeingeständnisse vorsichtig dosieren.

Erbitten Sie Zeit.
Blocken Sie fürs Gespräch nach Möglichkeit mindestens ein bis zwei Stunden im Terminkalender. Am Besten in ruhigen Zeiten ohne Messestress, Quartalsabschluss und andere Störungen.

Dirigieren Sie.
Nimmt der Chef die Gesprächsführung nicht in die Hand – was
eigentlich seine Aufgabe wäre – sondern mäandert unstrukturiert durch die Themen, übernehmen Sie sanft (!) die Zügel und lotsen ihn zu den Themen, die Ihnen wichtig sind.

Haken Sie nach, bis alles klar ist.
Ist Ihnen im Gespräch selbst noch etwas schleierhaft, sind Sie mit einer Regelung nicht einverstanden oder fühlen sich überfahren, bohren Sie unbedingt nach: Mir ist das Ziel noch nicht klar, können wir da noch mal ran? Oder: Um dieses Ziel zu erreichen, würde ich xy benötigen. Kann ich da mit Ihrer Unterstützung rechnen?

Haben Sie Geduld.
Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn der nächste Termin noch nicht so reibungslos verläuft wie erhofft. Auch Jahresgespräche sind Übungssache – und Ihr Chef ist Ihnen einige Trainingsrunden voraus.

Gradmesser für die Karriere

Natürlich sind nicht alle Vorgesetzten leicht zu nehmen. Termine mit Cholerikern, Kommunikationschaoten oder Wendehälsen werden auch mit einer guten Vorbereitung im Rücken nicht zum lustvollen Spaziergang. Wer sich aber gut vorbereite, sich so gut es geht auf die Eigenarten der Führungskraft einstelle und in einer positiven Grundhaltung dort einlaufe, dürfe, sagt Ulrich Jordan, erwarten, dass ihm sein Gegenüber zuhört und ein gewisses Verständnis aufbringt. „Ein gutes Gespräch bedeutet dann zwar immer noch nicht, dass Ihre Vorschläge auch 1:1 umgesetzt werden, aber zumindest sind Sie gehört worden und haben alles getan, was in Ihrer Macht steht.“ 
Selbst wer aus einem solchen Termin unverrichteter Dinge und frustriert heraus kommt, hat wenig verloren, denn ein ausgesessenes 08/15-Gespräch hätte ja den gleichen Effekt gehabt. „Und wenn Sie mehrmals hintereinander die Botschaft erhalten, dass für Ihre Wünsche kein Platz ist, dann ist das auch eine Erkenntnis“ betont Karrieretrainerin Hailka Proske. „Über kurz oder lang müssen Sie sich dann fragen, ob das noch die richtige Abteilung oder Firma für Sie ist.“ Deshalb sind Jahresgespräche mit dem Chef auch ernstzunehmende Gradmesser für die langfristige Karriereentwicklung.

Ulrike Heitze