Hauptübel: Viele völlig unnötige E-Mails und die ständige Unterbrechung im Arbeitsfluss durch einlaufende Post. Auch beim Thema Besprechungen liegt einiges im Argen: 20 Prozent der Personaler halten jedes zweite bis vierte Treffen für überflüssig, weil völlig unproduktiv. Die Studienmacher von OfficeTeam haben deshalb einige E-Mail- und Meetingtipps zusammengestellt, die das Büroleben erträglicher machen sollen:

> Zu Besprechungen nur die wirklich wichtigen Personen einladen. Das hält die Zahl der Redebeiträge in Grenzen.

> Meetings im Stehen sind gut für den Rücken – und schneller vorbei, weil sich jeder auf das Wesentliche  beschränkt.

> Handys, Tablets & Co, die nicht für das Treffen gebraucht werden, haben draußen zu bleiben.

> Keine Meetings ohne klare Erwartung oder Zielsetzung. Und ohne vorher verschickte Agenda wird auch nicht mehr getagt. 

> In Sachen E-Mail-Schwemme raten die Personaldienstleister zu aussagekräftigen Betreffzeilen, einem kurzen, unkomplizierten Text ohne Herumgeschwafel, aber mit der Angabe, ob eine Antwort erwartet wird oder nicht. 

> Ein persönlicher Besuch beim Kollegen, um ein Anliegen zu besprechen, kostet zwar auch Zeit, ist aber um Längen persönlicher als ein schnödes Mail. Und der direkte Dialog erspart einem viele Folgemails und Nachfragen.

> Mit festgelegten E-Mail-Zeitfenstern – nur dann wird die Post gelesen – und akzeptablen Antwortfristen nimmt man der elektronischen Post ein bisschen die Dauerpräsenz.

> Der Addressatenkreis sollte jeweils auf die nötigsten Kontakte begrenzt sein. Wer muss im konkreten Fall wirklich informiert werden?  

Quelle: Office Team/Robert Half