Bundesverwaltungsamt

Wenn Bundestags- oder Europawahl ist, müssen von den Gemeinden Millionen von Wahlbenachrichtigungen und Briefwahlunterlagen verschickt werden. Die Kosten, die das verursacht, werden den Bundesländern vom Bund erstattet. Wenn jedes Jahr Millionen von Visaanträgen beim Auswärtigen Amt gestellt werden, müssen diese individuell geprüft und Bescheide verschickt werden. Wenn Studierende Leistungen nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz erhalten und diese nach dem Studium zurückzahlen, müssen die Darlehen abgerechnet und die Rückzahlung verwaltet werden.

In allen drei Fällen steht hinter den zuständigen Ministerien als zentraler Dienstleister das Bundesverwaltungsamt. Es sorgt dafür, dass politische Vorgaben Wirklichkeit werden, also die administrativen Prozesse hinter einer politischen Maßnahme sauber umgesetzt und abgearbeitet werden.

Entsprechend vielfältig ist das Tätigkeitsfeld des BVA – es umfasst mehr als 150 teils sehr unterschiedliche Fachaufgaben. Vor allem erfüllt das BVA eine Vielzahl von Aufgaben für das Bundespräsidialamt, das Bundeskanzleramt und die gesamte Bundesregierung sowie viele weitere Organisationen.

Zu den typischen Aufgaben zählen zum Beispiel das Reisemanagement, die Beihilfe- und Bezügebearbeitung sowie die Personalgewinnung für zahlreiche Kundenbehörden. Ferner betreibt das BVA große Datenbanken wie das Ausländerzentralregister, kümmert sich um die Digitalisierung von Asylverfahren, vergibt Bildungskredite, zieht BAföG-Darlehen ein, zahlt Corona-Überbrückungshilfen an Profisportvereine aus, verarbeitet Fluggastdaten von internationalen Flügen für das Bundeskriminalamt und bearbeitet für das Auswärtige Amt mehrere Millionen Visa-Anfragen pro Jahr.

Der Jahresetat des BVA beläuft sich mittlerweile auf über 490 Millionen Euro.

Der Hauptsitz des Bundesverwaltungsamts ist seit seiner Gründung in Köln, aber auch in Berlin und darüber hinaus bundesweit an weiteren 21 Standorten sind die rund 6.000 Beschäftigten im Einsatz.

Wer beim Bundesverwaltungsamt einsteigt, kann sich in einer Rolle als Verwaltungsprofi, IT-Experte oder Organisationsberater weiterentwickeln. Entsprechend gesucht sind daher vor allem Wirtschaftswissenschaftler, Juristen und IT-Fachkräfte. Wer als Quereinsteiger nicht aus einer Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung kommt, wird im Zuge eines Onboarding-Prozesses begleitend zur praktischen Einarbeitung in Schulungen mit dem nötigen Behördenwissen versorgt und mit internen Programmen vertraut gemacht.

Aufstiegsmöglichkeiten bestehen jeweils in die nächsthöhere Laufbahn, also vom mittleren in den gehobenen Dienst und vom gehobenen in den höheren Dienst. Im ersten Fall kann dafür berufsbegleitend ein Studium in Verwaltungsmanagement durchlaufen, im zweiten Fall ein Master of Public Administration an der Hochschule des Bundes angestrebt werden. Darüber hinaus gibt es laufbahnübergreifende Entwicklungsmöglichkeiten.

Wie überall im öffentlichen Dienst kann das BVA punkten mit einem krisensicheren Arbeitsplatz, einer Vergütung, die für Frauen und Männer gleich ist und sich regelmäßig erhöht, ohne dass individuell darum gekämpft werden muss. Ergänzt wird sie durch Leistungsprämien, eine betriebliche Altersvorsorge, Weihnachtsgeld, ein Jobticket und im Bedarfsfall auch Umzugshilfen.

Beim BVA sind Tarifbeschäftigte ebenso wie Beamtinnen und Beamte tätig. Einsteiger aus Wirtschafts- und IT-Studiengängen beginnen in der Regel als Tarifangestellte und haben nach ein paar Jahren die Möglichkeit, sich auf eine Stelle zur Verbeamtung zu bewerben.
Für Juristen gibt es im Anschluss an ein bestandenes zweites Staatsexamen gleich bei Antritt einer Stelle die Möglichkeit zur Verbeamtung im höheren Dienst. Solche Stellen besetzt das BVA über ein zentrales Auswahlverfahren des Bundesinnenministeriums.

Das BVA bietet ein vielfältiges Weiterbildungsprogramm mit fachlichen und übergreifenden Themen an. Für Führungskräfte sind spezielle Seminare in Führungs- und Kommunikationsthemen vorgesehen. Zusätzlich gibt es ein Mentorenprogramm für einen leichteren Einstieg in die Verwaltung.

Volljuristen sucht das BVA regelmäßig für Führungsaufgaben an den Standorten Köln und Berlin. Sie übernehmen zum Beispiel Aufgaben im Zusammenhang mit der Modernisierung von Verwaltungen, der Zuwendungsbearbeitung oder aber komplexe Aufgaben im Bereich der öffentlichen Sicherheit.

Positionen für Direkteinsteiger aus den Hochschulen gibt es grundsätzlich in drei Bereichen: In der Beratung, der Verwaltung und in der IT.

Der Bereich Beratung gleicht ein wenig der in Beratungsunternehmen der freien Wirtschaft, mit der Besonderheit, dass die Mandanten ausschließlich öffentliche Institutionen sind. Die Beratungsteams bringen in die Beratungsprojekte Wissen aus Technik, Organisation und Personal ein, entwickeln aber auch ein tiefes Verständnis für die spezifischen Anforderungen einer öffentlichen Verwaltung.

Diese Beratungseinheit im BVA gibt es seit 1997. Sie wuchs seitdem stetig und wurde 2016 schließlich zum Beratungszentrum des Bundes ausgebaut. Inzwischen wurden mehr als 150 Beratungsprojekte bei Bundesbehörden und internationalen Institutionen durchgeführt und die Einheit besteht heute aus rund 100 Köpfen.

Sie unterstützt ihre Auftraggeber bei den Behörden entweder mit Methodenberatung oder ganzheitlich mit Teams vor Ort, wo es dann auch um die praktische Umsetzung der entwickelten Maßnahmen gehen kann.

Weil die Zusammenarbeit mit den Auftraggebern eng ist und überdies bisweilen noch externe Partner mit einbezogen werden, ist hier neben fachlichem Wissen ein gutes Gespür für Menschen sehr wichtig.
Im Bereich Verwaltung gibt es zahlreiche Einsatzfelder: Verwaltungs- und Personaldienstleistungen, Förderungen und Zuwendungen, Ordnungsaufgaben und das Themenfeld Sicherheit und Staatsangehörigkeit.

Für rund 90 Institutionen, darunter viele Bundesbehörden übernimmt das BVA zum Beispiel Aufgaben im Personalmanagement, die vom Recruiting bis zur Abrechnung von Bezügen, Beihilfen und Dienstreisen reichen.

Unter Förderungen und Zuwendungen sind Aufgaben zu verstehen, die mit der Bewilligung, Auszahlung und Kontrolle von Geldern für die Familien-, Senioren-, Frauen- und Jugendarbeit zu tun haben oder mit Budgets zur Förderung von Kultur, Gesundheit, Bildung, Sport sowie Projekten aus dem Europäischen Sozialfond.

Unter die Überschrift Ordnungsaufgaben fallen zum Beispiel die Beglaubigung von Urkunden und die Erteilung und Verwaltung von Nutzungsgenehmigungen für Flaggen und Wappen der Bundesrepublik Deutschland.

Und im Bereich Sicherheit und Staatsangehörigkeit verwalten die BVA-Mitarbeiter zum Beispiel das Ausländerzentralregister, eines der größten automatisierten Register der öffentlichen Verwaltung.

Eine Schlüsselrolle bei der Bewältigung der zahlreichen Aufgaben des BVA nimmt naheliegenderweise die IT ein, die mit rund 300 Mitarbeitern alle Fachabteilungen im BVA und in Bundesministerien, zahlreichen Bundesbehörden und Einrichtungen von Bund, Ländern und Kommunen dabei unterstützt, ihre Arbeitsprozesse optimal durch IT-Anwendungssysteme zu gestalten. Sie realisiert ganzheitliche Verwaltungs- und IT-Lösungen und entwickelt bestehende weiter, wobei die IT des BVA die Schnittstelle bildet zwischen dem jeweiligen Fachbereich und dem IT-Betrieb bei den IT-Dienstleistern, dem Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) und dem BWI als dem IT-Systemhaus der Bundeswehr.

Die Themen-Schwerpunkte in der IT liegen hauptsächlich im Bereich der Softwareentwicklung für IT-Produkte, können aber auch in der IT-Planung und IT-Steuerung angesiedelt sein. Die Anwendungen basieren größtenteils auf Java-Technologie, für die Entwicklung werden eigene Standards genutzt (IsyFact und Register Factory) und im Projektmanagement werden Methodiken und Werkzeuge wie Scrum, Docker, DevOps genutzt. Außerdem kommen Künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation zum Einsatz.
Neben IT-Know-how sind in diesem Team aber auch Kompetenzen aus Betriebswirtschaft und Verwaltungswissenschaften nötig und vertreten.

Das BVA betreut Bachelor- und Masterarbeiten vorrangig für die eigenen Studiengänge DACS, Verwaltungsinformatik, Verwaltungsmanagement, Master of Public Administration sowie anderer Verwaltungshochschulen. Darüber hinaus werden auch andere Abschlussarbeiten bei passender Thematik unterstützt.

Das BVA bietet Studierenden die Möglichkeit, im Rahmen eines nicht-vergüteten Pflichtpraktikums drei bis sechs Monate Erfahrung in der Bundesverwaltung zu sammeln. Gleiches gilt während des juristischen Vorbereitungsdienstes (z. B. die Wahl-, Wahlpflicht- oder Verwaltungsstation im Rechtsreferendariat). Auch Schülerinnen und Schüler können auf Anfrage ihre Pflichtpraktika im Bundesverwaltungsamt absolvieren.

Ausbildungsangebote macht das BVA sowohl im Verwaltungsbereich als auch in der IT. Der dringend benötigte IT-Nachwuchs wird ausgebildet zu Fachinformatikerinnen und Fachinformatikern der Fachrichtung Anwendungsentwicklung. Im Verwaltungsbereich werden Kaufleute für Büromanagement ausgebildet sowie Verwaltungsfachangestellte und Anwärterinnen und Anwärter im mittleren Dienst, die vorbereitet werden auf Aufgaben in der Bürosachbearbeitung.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zum dualen Studium im Fach Verwaltungsinformatik in dem Studiengang „Digital Administration and Cyber Security“ (DACS) an der Hochschule des Bundes.
Studierende im Bereich Informatik mit dem Abschluss Bachelor of Science können mit einer Studienbeihilfe unterstützt werden und erhalten nach erfolgreichem Abschluss ein unbefristetes Stellenangebot.